Das gebotene Social Distancing zur Eindämmung des Coronavirus hat viele Kontakte in die virtuelle Welt verlagert. Remote Work wird gelebt wie nie zuvor. Denn aus dem Homeoffice lässt sich vieles ohne Ansteckungsgefahr bewerkstelligen: begonnen vom Arbeiten an Dokumenten über Meetings und Kundenberatungen bis hin zu Einstellungstests. Doch was genau ist dafür erforderlich und was bedeutet der Erfolg von Remote Work langfristig?
Mit der Entwicklung von Technologien sind wesentliche Voraussetzungen für das Arbeiten aus der Ferne entstanden. Zum Beispiel ermöglichen zeitgemässe Enterprise-Information-Management-Systeme den sicheren Zugriff auf Dokumente von verschiedenen Standorten aus und stellen somit einen Enabler für das Arbeiten aus dem Homeoffice dar. Das Anwendungsgebiet kann sich auch lediglich auf Teilbereiche wie das Rechnungsmanagement erstrecken. Ein anderes Exempel sind Cloudspeicher wie Dropbox, OneDrive und Google Drive. Sie vereinfachen den Austausch von Dokumenten. Scanservices digitalisieren physische Eingangspost und stellen sie innerhalb kürzester Zeit über Software übersichtlich in einer Cloud zur Verfügung.
Lösungen für Customer-Relationship-Management (CRM) speichern relevante Kunden- sowie Kontaktdaten an einem zentralen Ort und geben den berechtigten Mitarbeitern ortsunabhängig Zugriff darauf. Somit versetzt ein CRM-System sie in die Lage, Interessenten und Kunden von überall auf der Welt aus zu betreuen – auch aus dem Homeoffice.
Die Kommunikation ist längst nicht mehr nur auf E-Mail beschränkt. Mit Webex, Zoom und UberConference beispielsweise lassen sich Videokonferenzen abhalten, Microsoft Teams kombiniert Chat, Besprechungen, Notizen und Anhänge. Der Instant-Messaging-Dienst Slack vereinfacht die Zusammenarbeit von Teams und über Trello können Aufgaben verwaltet werden. Das auf dem Markt verfügbare Portfolio an Tools ist immens und bietet für nahezu jede Aufgabe Lösungen.
Damit die eingesetzte Software zu den Aufgaben und Anforderungen des Unternehmens oder der Organisation passt, ist es nicht nur wichtig, die dafür richtigen Angebote auszuwählen sowie diese sinnvoll miteinander zu kombinieren. Genauso bedeutend ist, die Technologie korrekt zu bedienen und die internen Abläufe digital zu gestalten. Nur dann lassen sich Produktivität und Qualität der Remote-Arbeit sicherstellen. Denn diese Kriterien sind auch für die Arbeit aus dem Homeoffice erfolgsentscheidend.
Einen Anwendungsfall stellt die Rekrutierung von Mitarbeitern dar, die nun aufgrund von Kontaktbeschränkungen verstärkt online stattfinden muss. Dabei gilt es nicht nur, Kandidaten online zu identifizieren, sondern auch, Eignung und Potenzial abzuklären, ohne den Kandidaten physisch zu treffen. Damit dies zuverlässig funktioniert, benötigen Unternehmen durchdachte Prozesse, welche die Anforderungen abbilden. Ein Beispiel ist das Vorgehen von Dr. Beat Bühlmann, General Manager EMEA von Evernote und Dozent am Institut für Kommunikation und Marketing IKM, bei der Rekrutierung von Mitarbeitern für virtuelle Teams. Er erklärte, dass er Bewerber in mehreren Schritten prüft. Am Anfang stehe ein Telefonat, um herauszufinden, wie sich die Kandidaten verbal ausdrücken können. Denn eine gute mündliche Ausdrucksweise sei in virtuellen Teams elementar. Daran schliesse sich ein Zuhör-Check an. Dazu bitte er die Bewerber, drei relativ simple Fragen nach Längenvorgaben per E-Mail zu beantworten. Erst dann gebe es ein klassisches Gespräch, das auch per Videokonferenz stattfinden könne.
Ein geeignetes Instrument können zudem Remote Assessments beziehungsweise Online-Assessments oder virtuelle Assessments sein. Dabei werden mit verschiedenen Verfahren Fähigkeiten erfasst, Wissen und Persönlichkeit getestet. Zahlreiche externe Anbieter halten eine Vielzahl an Online-Assessments bereit. Welches davon am besten geeignet ist, können die meisten Entscheider in Unternehmen aufgrund der Komplexität des Themas jedoch kaum realistisch bewerten. Für sie ist die neutrale Beratung eines professionellen Headhunters oder Executive-Search-Dienstleisters zu empfehlen. Denn diese verfügen über das fachliche Know-how sowie die Erfahrung, die für den zielgerichteten Einsatz solcher Instrumente benötigt werden.
Dabei auf Qualität und Strategie zu setzen, ist essenziell. Denn die Mitarbeiter sind für den Erfolg des Unternehmens entscheidend. Nicht zuletzt müssen auch alle Aspekte der Remote Work den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Ist dies jedoch sichergestellt und befinden sich dazu die passenden Prozesse und Technologien im Einsatz, wobei im Übrigen unabhängige IT-Berater unterstützen, kann Remote all seine Stärken ausspielen. Dazu zählt nicht nur die Möglichkeit, das Geschäft während der Corona-Krise weiterzuführen. Mithilfe von Remote Work können Unternehmen unter anderem auch Reisekosten sparen, die Bearbeitungszeit von Aufgaben verkürzen und die Produktivität der Mitarbeiter erhöhen – Effekte, die nach der Krise mehr denn je gefragt sein werden.
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